نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیند تجارت) یک سیستم نرم افزاری جامع است که برای طراحی ، اجرای ، نظارت و بهبود فرآیندهای سازمانی استفاده می شود. در حقیقت ، این سیستم به مدیران این امکان را می دهد تا تمام مراحل کار را از ابتدا تا انتها در قالب یک فرآیند خاص تعریف و کنترل کنند.
برخلاف روشهای سنتی که تصمیمات بیشتر مبتنی بر ساختار سازمانی و سلسله مراتبی است ، BPMS بر جریان واقعی کار و تعامل بین واحدها متمرکز است. این امر باعث می شود گردش مالی اطلاعات در سازمان نرم تر شود ، خطاهای انسانی را کاهش داده و سرعت می بخشد.
امروزه ، با رشد فن آوری های جدید و نیاز به پاسخ سریع به تغییرات بازار ، داشتن یک چشم انداز فرآیند برای سازمان ها به یک ضرورت تبدیل شده است. در چنین شرایطی ، BPMS ابزاری استراتژیک است که نه تنها به بهبود راندمان داخلی کمک می کند ، بلکه تصمیم گیری هوشمندانه را بر اساس داده های واقعی امکان پذیر می کند.
در حقیقت ، این نرم افزار پلی بین مدیریت سنتی و مدیریت دیجیتال است. پلی که می تواند مسیر سازمان را به سمت چابکی ، شفافیت و بهره وری سوق دهد.
تاریخ و تحول سیستم های مدیریت فرآیند
مدیریت فرآیند تجارت یک مفهوم جدید در دنیای مدیریت نیست ، اما تحول فناوری آن را به یکی از اصلی ترین پایه های مدیریت مدرن تبدیل کرده است. ریشه های این رویکرد را می توان در اوایل قرن بیستم و در آثار فردریک تیلور ، بنیانگذار مدیریت علمی جستجو کرد. برای اولین بار مفهوم “استاندارد سازی و بهینه سازی نحوه انجام کار” معرفی شد.
در دهه های بعد ، به ویژه با گسترش صنایع تولید ، با تمرکز بر فرآیندها و کاهش زباله های منابع افزایش یافته است. اما نقطه عطف در دهه 1980 رخ داد. هنگامی که فناوری اطلاعات آمد و سازمان ها به دنبال ابزاری برای ثبت نام ، کنترل و تجزیه و تحلیل گردش کار خود بودند. در این دوره ، سیستم های اولیه مدیریت گردش کار متولد شدند که راه را برای توسعه نرم افزار مدرن BPMS هموار کرد.
در دهه 1980 ، اصطلاح مجدد فرآیند تجارت یا “بررسی فرآیند تجارت” محبوب شد و دیدگاه مدیران در مورد بهینه سازی جزئی برای طراحی مجدد فرآیند تغییر یافت. در همین زمان ، اولین نرم افزار کسب و کار مدیریت فرآیند راه اندازی شد که امکان طراحی و اجرای فرآیندهای دیجیتال را فراهم می آورد.
با آغاز قرن بیست و یکم ، مفهوم BPMS توسط نهادهای بین المللی مانند گارتنر و فارستر به رسمیت شناخته شد. این نسل از نرم افزار به سازمان ها کمک کرد تا با ترکیب ابزارهای مدل سازی ، اتوماسیون ، نظارت و تجزیه و تحلیل ، فرآیندهای خود را ادغام کنند.
در سالهای اخیر ، BPMS وارد مرحله جدیدی شده است. با ظهور هوش مصنوعی ، یادگیری ماشین و تجزیه و تحلیل داده های بزرگ ، مفهوم جدیدی به نام IBPMS (مدیریت فرآیند هوشمند) شکل گرفته است که بر پیش بینی رفتار فرآیند و تصمیم گیری خودکار بر اساس داده ها متمرکز است.
چگونه BPMS در سازمان کار می کند
سیستم BPMS می تواند به عنوان قلب ضرب و شتم فرآیندهای سازمانی در نظر گرفته شود. سیستمی که تمام فعالیت ها ، نقش ها و داده ها را برای انجام هر مرحله از کار با سفارش و هماهنگی انجام می دهد. عملکرد این سیستم بر اساس چند مرحله اصلی است که در یک چرخه مداوم تکرار می شوند.
- مدل سازی (مدل سازی)
- اجرا و اتوماسیون (اجرای و اتوماسیون)
- نظارت و نظارت (نظارت)
- تجزیه و تحلیل و بهبود (بهینه سازی)
سرانجام ، داده های جمع آوری شده برای تعیین اینکه کدام مراحل باید تجدید نظر شود ، مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند. با این رویکرد ، سازمان می تواند به طور مداوم فرآیندهای خود را بهینه کرده و بهره وری را افزایش دهد.
مزایای اصلی استفاده از BPMS
امروزه سازمان ها باید به ابزارهایی که باعث افزایش چابکی و بهبود کارآیی برای حفظ رقابت می شوند ، اعتماد کنند. نرم افزار BPMS دقیقاً با همان هدف طراحی شده است. ابزاری که فرآیندهای آن را از سنتی و دستی ، هوشمند و داده شده به سمت داده افزایش می دهد.
موارد زیر مهمترین مزایای استفاده از این سیستم است:
- بهره وری سازمان را افزایش دهید
- بهبود دقت و کاهش خطاهای انسانی
- ترجمه
- هزینه های عملیاتی را کاهش دهید
- افزایش در تصمیم گیری
- همکاری بین واحدها را بهبود می بخشد
- پشتیبانی از بهبود مستمر
BPM ها نه تنها فرآیندها را مدیریت می کنند ، بلکه با گزارش و تجزیه و تحلیل داده ها ، اصلاح و بهبود دائمی را نیز امکان پذیر می کنند. این ویژگی سازمان را به فرهنگ یادگیری و نوآوری مداوم سوق می دهد.
نقش BPM ها در تحول دیجیتال سازمانها
BPMS به سازمانها کمک می کند تا فرآیندهای سنتی و پیچیده خود را به صورت دیجیتالی و ساختار یافته بازآفرینی کنند. در حقیقت ، این سیستم همان زیرساخت هایی است که براساس آن تحول دیجیتال استوار است. از آنجا که هر تغییر تکنولوژیکی ، اول از همه ، نیاز به تغییر در فرآیندها دارد.
با کمک BPMS ، فعالیت هایی که قبلاً با فرم های کاغذی ، تماس های تلفنی یا هماهنگی دستی انجام می شد ، اکنون به طور خودکار بر روی پلتفرم دیجیتال انجام می شود. نتیجه این تحول ، کاهش زمان ، افزایش شفافیت و دسترسی واقعی به اطلاعات دقیق است.
یکی از مهمترین دستاوردهای این زمینه ، تجزیه و تحلیل داده های فرآیند است. با جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها ، BPMS امکان شناسایی الگوهای رفتاری ، پیش بینی مشکلات احتمالی و تصمیم گیری مبتنی بر داده ها را فراهم می کند. این ویژگی ها سازمان را از مدیریت سنتی به مدیریت هوشمند سوق می دهد.
از طرف دیگر ، BPMS همچنین بستر مناسبی را برای همگرایی سایر فن آوری های تحول آمیز فراهم می کند. ترکیبی از این سیستم با ابزارهایی مانند هوش مصنوعی ، سیستم های ERP ، سیستم عامل های ابری و نرم افزار ارتباطی ، سازمانها را به یک تصویر یکپارچه از عملکرد سطح کلان خود تبدیل می کند.
منبع : پایگاه خبری aftabnews